Tartalom begyűjtése

 

Sajnos a dokumentumszerverek nem töltődnek fel maguktól, a dokumentumok begyűjtése a legtöbb intézményben nagy erőfeszítéssel jár. Ezért van, hogy világszerte már sok repozitórium létezik, de általában kevés dokumentumot tartalmaznak, vagy a hiányos adattartalmak miatt túl sok a minőségellenőrző és a közzétételt lezáró feladat, ami úgyszintén szegényebb reprezentációhoz vezet. Ameddig a publikációk repozitóriumokba történő beküldése nem kötelező, és a szerzőket csak felkérik, hogy önként küldjék be munkáikat, rendszerint offenzív PR-munkára és információszolgáltatásra van szükség.

Mit lehet tenni, hogy a repozitóriumokat feltöltsük tartalommal, és integráljuk őket adott intézménybe?

 

Kutatók célirányos megszólítása

Különböző intézetek tapasztalatai azt mutatják, hogy a siker érdekében a kutatókat megszólító jól átgondolt PR-munka és kommunikáció ügydöntő. Elegendő információ birtokában a legtöbben hajlandóak munkáikat beküldeni. Egy tanulmány azt is megmutatja, hogy a legtöbb szerző publikálna OA-folyóiratokban is, ha a kutatási támogatások ehhez a feltételhez lennének kötve. (JISC/OSI Journal Authors Survey Report)

Minél célirányosabb a kutatókkal történő beszélgetés, annál nagyobb az esély a sikerre.

Azok a szerzők, akik már nyílt hozzáféréssel publikáltak, nemcsak arra hajlandóak, hogy további dokumentumaikat is nyílt hozzáféréssel rendelkezésre bocsássák, hanem arra is, hogy kapcsolattartóként más tudósok szövegeinek begyűjtésében is aktívan segítsenek. A repozitóriumok üzemeltetőinek érdeke, hogy minél elismertebb kutatókat győzzenek meg a "multiplikátor" szerepére.

További stratégia megszólítani azokat a szerzőket, akik munkáikat amúgy is rendelkezésre bocsátják honlapjukon. Feltételezhető, hogy nem kifogásolják a munkák rendelkezésre bocsátását dokumentumszervereken, és az ebből adódó kapcsolat további dokumentumok beszerzésére használható.

Emellett ki kell használni minden alkalmat, ami csak adódik. Egy konstanzi tudós újrarendezte honlapját, hogy ezentúl munkáit teljes szöveggel rendelkezésre bocsássa, de nem volt tisztában a szerzői jogi háttérrel. A nyílt hozzáférés és a szerzői jog kérdéseit tárgyaló információs délutánra került sor több tanszék részvételével, azzal az eredménnyel, hogy végül az egyetemhez kapcsolódó személyek több mint 500 publikációját sikerült begyűjteni.

 

Intézmények szerepe

A legjobb lehetőség a repozitóriumok tartalmi bővítésére egy, a feltöltést kötelezővé tevő rendelkezés („Mandátum”), amely az egyetem, a szakterület vagy a kutatási intézmény tagjai számára a kutatási eredmények és publikációk az intézményi dokumentumszerveren hozzáférhetővé tételét kötelező jelleggel előírja.

Ha mégis a hatályos szabályozáshoz szeretnénk tartani magunkat, csak az intézmény által megkövetelt adatszolgáltatás marad mint lehetőség, amint azt a Berlin Declaration (magyar változat) is javasolja. Minden esetben érdemes meggyőzni a felelős vezetőket, mert akkor viszonylag magas számban beszerezhetők a szerzők felől önkéntes alapon beküldött nyíltan hozzáférhetővé tehető dokumentumok.

• Azon intézmények nyilatkozatai, amelyek aláírták a nyílt hozzáférésű önarchiválás intézményi kötelezettségét

• Azon intézmények regisztrálása, amelyek alá akarják írni a nyílt hozzáférésű önarchiválás intézményi kötelezettségét

Az egyetemi vezetést rendszeresen informálni kell a dokumentum-állomány fejlődéséről. Az az egyetemi vezetés, amely támogatja a nyílt hozzáférést, fontos stratégiai partnere a dokumentumszerverek üzemeltetőinek.

Emellett meg kell nevezni a teljes egyetem vagy egyéb intézmény Open Access-felelősét, nem csak a könyvtárban kell felelőst kijelölni. Tökéletes megoldást jelent az eddig kevésbé alkalmazott eljárás, mely linkekkel összeköti az egyetem vagy egyéb intézmény kezdőlapját az intézményi dokumentumszerverrel, vagy a intézet kezdőlapján kerüljön elhelyezésre egy felhívás, amely a figyelmet a szerveren történő archiválási lehetőségre irányítja.

 

Fenntartások és ellenérvek felderítése

A kutatókkal történő beszélgetések során érdemes utánajárni, milyen fenntartásaik és ellenérveik vannak műveik repozitóriumban történő elhelyezésével kapcsolatban. Ha például az archiválás időigényességére hivatkoznak, megfontolandó, hogy felkínáljuk a tudósok számára, hogy átvesszük tőlük a publikációk feltöltését. Csak ismert, megfogalmazott ellenvetéseket lehet érdemben elhárítani.

 

Meggyőző érvelés

Nagyon jó érv a kutatók sikeres meggyőzésére a kutatási eredmények rendelkezésre bocsátása ügyében, ha hangsúlyozzuk, hogy a nyílt hozzáférésű cikkekre gyakrabban hivatkoznak, mint más munkákra. Ezt az érvet minél gyakrabban el kell mondani.

Hasonlóan hatásos, ha utalunk a nyílt hozzáférés támogatóira is, mint Németországban pl. az Hochshul Rektoren Konferenz (HRK) vagy a Deutsche Forschungsgemeinschat (DFG), hiszen mindketten aláírták a Berlini Deklarációt. Érdemes megemlíteni, milyen nagy számban írták alá a Petition for guaranteed public access to publicly founded research results című petíciót.

Nagyon meggyőző, ha egy intézmény a nyílt hozzáférés gondolatát támogatja és ideális esetben nyilvánosan is állást foglal ezzel kapcsolatban.

Érdemes hivatkozni azokra a kollegákra, akik adott szakterületről már számos publikációt küldtek be az egyetemi dokumentumszerverre.

 

Információs rendezvények és képzések

Figyelemfelkeltő rendezvény lehet pl. a nyílt hozzáférés mozgalom és a dokumentumszerver bemutatása grémiumok és intézmények előtt, képzések a dokumentumok beküldésével kapcsolatban vagy a téma megemlítése más jellegű rendezvényeken pl. információs kompetencia rendezvényeken.

 

További ismertetési lehetőségek

• Dokumentumszerver bemutatása, ismertetése személyes e-mail-címen

• Egyetemi kiadványokban történő bemutatás, ismertetés

• Híradás bizonyos mennyiségi határok eléréséről a szerveren (500, 1000, 5000 dokumentum stb.)

• Intézményen belüli rendezvények és PR

• (Anyagi) juttatások beszerzése, díjak és jutalmak kiosztása

• Nagyon releváns dokumentum beküldésének ismertetése, Letöltés-sikerlisták vezetése stb.

• Egyetem e-mail-szerverének használata

• Szórólapok szétosztása az egyetemen

• Tájékoztató plakátok egyes intézményekben (pl. könyvtár) és az egyetemen

• Beküldött dokumentumok minőségének láthatóvá tétele: minőségmenedzsment, sorozatok bevezetése, amelybe csak a magas minőségű dokumentumok kerülnek

További ötleteit küldje openaccess@lib.unideb.hu címre!

 

További linkek:

• Graf, Klaus: Hogyan töltsünk fel dokumentumszervereket?