OA - három (vagy több) lépésben

 

I. Open access három lépésben - ingyen, jogtisztán, könnyen

A folyóiratcikkek hozzáférhetővé tételének több útja is van a nyílt hozzáférés normái szerint. Az alábbi rövid tájékoztató azoknak szól, akik csupán egy rájuk nézve kötelező OA szabályozásnak kívánnak megfelelni, és cikküket még nem küldték be. Akik több erőfeszítést is hajlandóak megtenni cikkük optimális OA közzétételének érdekében, illetve cikkük régebbi, a kézirat nem áll rendelkezésre, olvassák el a II. részt!

  • 1.) Meg kell őrizni a kézirat referált (lektorált) változatát, amibe a bírálók által javasolt változtatások már bekerültek. Ha a kéziratot egy társszerző készítette el, vagy titkárnő, doktorandusz, más segítő gépelte le, vitte számítógépre, el kell kérni tőle. Ábrákkal együtt, ha lehet, a szövegbe beszerkesztve!
  • 2.) Amint megjelent, vagy megérkezett az értesítés a megjelenés adatairól (melyik számban, hányadik oldalon hozzák le), a cikkbe be kell írni a bibliográfiai adatokat, feltüntetve azt is, hogy szerkesztetlen kéziratról van szó. A kéziratot ezután - mondjuk, a LibreOffice vagy a  Solid PDF Creator segítségével - PDF/A formátumban kell elmenteni.
  • 3.) Az így elkészített kézirat máris feltölthető egy repozitóriumba.

Be lehet állítani a megjelenés dátumától számítva egy éves embargót - ha nem tudjuk, a kiadó mennyit követel meg ez egy biztonságos választás -, és fel kell tüntetni a cikk elérhetőségét (URL-jét) a kiadó honlapján.

Nagyon kevés olyan kiadó van, amely ilyen feltételekkel se engedné meg a repozitóriumi elhelyezést. A kiadók többségének - a nagy kiadókat is beleértve - ezek a feltételek megfelelnek, vagy esetleg még ennél enyhébbek is. A pontos szabályozásról a  SHERPA RoMEO szolgáltatás segítségével - és a kiadó honlapjáról - tájékozódhatunk.

 

II. Cikkek közzététele a Nyílt Hozzáférés szabályai szerint

 

Akik nem akarnak / nem tudnak a minimálisan szükségesnél több erőfeszítést tenni cikkük open access (OA) közzétételére, és a cikket még nem írták meg, illetve  a régebbi cikk beküldött kézirata rendelkezésükre áll, olvassák el az I. részt!

Az OA közzétételbe fektetett többletmunka megtérülhet - a cikk hamarabb eljuthat a célközönségéhez, hamarabb kezdi gyűjteni a hivatkozásokat, és többet halmoz fel belőlük.

Az open access közzététel történhet eleve OA folyóiratban való publikálással, illetve a legtöbb kiadónál az OA hozzáférés megváltásával. Ez utóbbi rendszerint drága, ezer-több ezer dollárba is kerülhet. Végül a hagyományos módon publikált cikk elhelyezhető repozitóriumban. Vannak tudományfinanszírozó szervezetek, amelyek megszabják az OA közzététel módját - az OTKA nem ilyen. Bármelyik mód elfogadható. A továbbiakban azzal az esettel foglalkozunk, ha a szerző nem OA folyóiratban publikál, és nem is váltja meg a szabad hozzáférést a kiadójánál. Az OA biztosítható ekkor is, a publikálási stratégiák megváltoztatása nélkül, ingyenesen: repozitóriumi elhelyezéssel. (A hazai repozitóriumok listája: http://www.open-access.hu/?q=hunor )

A szerző saját honlapján, intézeti szerverén való elhelyezés nem igazi open access. (Az így elhelyezett anyagok hosszú távú megőrzése, változatlansága, bibliográfiai leírásának pontossága nem biztosított. Ugyan a honlapon elhelyezett szövegeket is megtalálják a keresők, ám a repozitóriumokban tárolt anyagok szelektívebben kereshetők.) Több nemzetközi projekt kifejezetten repozitóriumi elhelyezést követel meg. Előfordul - bár ritkán - hogy a kiadó csak a saját honlapon való elhelyezést engedi meg, illetve csak a szerző saját intézményében való elhelyezést, repozitóriumot beleértve - ám intézményi repozitórium (jobb esetben még) nincs. Ha nincs más lehetőség, a honlapon való elhelyezés a megoldás része lehet, ám ez esetben is javasoljuk a cikk feltöltését egy repozitóriumba, a teljes szöveg láthatóságának letiltásával, a honlapra tett változatra való hivatkozással.

A kiadó által megkövetelt feltételek tanulmányozása mindenképpen tanácsos - ezek megtalálhatóak a kiadó honlapján, és a szerző által aláírt copyright transfer nyilatkozatban  (ennek legalábbis hivatkoznia illik rájuk). Az Open Access szabályozás kiadóról-kiadóra változik. Egyes, jellemzően kisebb kiadók nem is foglalkoznak a kérdéssel - ez gyakorta előfordul kis, független hazai lapoknál. A kiadói honlapok sokszor nehezen érthető apró betűje, jogi zsargonja helyett használható a  SHERPA RoMEO szolgáltatás, amelyben nagyszámú folyóirat OA szabályozása egyszerűen és könnyen áttekinthetően megtalálható. A HUNOR (Hungarian Open Access Repositories) szervezet foglalkozik a SHERPA RoMEO adatbázisának kisebb hazai kiadókra való kiterjesztésével.

A kiadói szabályozás jellemző elemei az elhelyezhető anyagokra, az elhelyezés helyére, a hozzáférhetőség késleltetésére (embargó), a kézirat jelleg feltüntetésére valamint a kiadói szerveren található verzióra való hivatkozásra vonatkoznak. Az elhelyezhető anyag lehet az először beküldött kézirat, a bírálaton átesett, javított kézirat, illetve a kiadó műszaki és nyelvi szerkesztésével létrejött "kiadói PDF".

A javítatlan kézirat közzététele a legkevésbé szerencsés megoldás. A kiadói PDF repozitóriumba (de akár a szerzői honlapra) való elhelyezését a nagy kiadók többnyire nem engedik. A leginkább alkalmazható megoldás ezek közötti kompromisszum: a javított kézirat elhelyezése. Ha a kiadó engedi, a kiadói PDF-et célszerű repozitóriumba tenni, ha csak a javított kéziratot, akkor azt. Utolsó esetben helyezendő el a javítatlan kézirat.

Mit lehet tenni olyankor, ha - egy régebbi, vagy társszerző által beküldött cikknél a kézirat nem áll rendelkezésre, többé már nem fellelhető? Ilyenkor jobb a semminél a kiadói PDF nem nyilvános (csak a repozitórium munkatársai által letölthető) elhelyezése. Egyes repozitóriumok esetében az embargós, vagy egyáltalán nem letölthető cikkekből is tudnak másolatot kérni a szerzőktől a regisztrált olvasók. Csak egy gombnyomás az igénylőnek, egy gombnyomás a szerzőnek - és mindez jogszerűen. Az embargós ill. határidő nélkül zárolt cikkek meta-adatai láthatóak, kereshetőek a repozitóriumban, csak a teljes szöveg nem tölthető le (viszont, mint láttuk, igényelhető).

Az embargónál csak annyit célszerű megadni, amennyi a kiadó megkövetel (ez általában egy év, de egyes kiadóknál lehet rövidebb, és vannak kiadók, akik egyáltalán nem kötnek ki embargót). A kiadói honlapra való hivatkozás, a kézirat jelleg feltüntetése egyszerűen megvalósítható követelmények.

Mikor töltsük fel a cikket a repozitóriumba? Egyes repozitóriumok, megengedik a kéziratok újabb és újabb verziójának feltöltését. Ilyen repozitóriumokba célszerű a legelső beküldött kéziratot feltölteni, majd azt lecserélni az esetleges későbbi javított változat(okk)al. Egyes repozitóriumokban az egyszer beküldött, és a könyvtár által elfogadott, nyilvánosságra hozott verzió módosítását már csak a könyvtárosok segítségével lehet megtenni. Új tételként feltölthető az újabb változat - de meg kell adni, hogy melyik meglévő tétel új verziójáról van szó. Lehetséges megoldás az is, hogy csak a már megjelent cikket helyezi el a szerző, a megjelenés után mihamarabb.

Nem mindegy, milyen formátumban töltjük fel a cikket a repozitóriumba. A PDF - pontosabban a PDF/A - a legjobb választás. Más formátumok nem biztos, hogy évek, évtizedek múlva is olvashatóak lesznek, és jobb a konvertálást a szerzőnek elvégeznie, mint a későbbi könyvtáros-generációkra hagyni. PDF/A állományt ingyenes szoftverekkel - például a  LibreOffice-szal - is lehet készíteni. Amennyiben kéziratot helyez el a szerző, vezesse át a kéziratba a bibliográfiai adatokat (folyóirat, év, kötet, oldal), és tüntesse fel a tényt, hogy szerkesztetlen kéziratról van szó.

Ha cikknek van DOI-ja, feltétlenül adjuk meg a repozitóriumi elhelyezésnél. Egyes repozitóriumokban a meta-adatokat a DOI segítségével is lehet importálni - csak az azonosítót kell beírni, a többi adat begépelésére nincs szükség. Egyszerűbb, és kisebb a betűtévesztés lehetősége. A DOI import azonban csak a meta-adatokat - leíró bibliográfiai adatokat - tölti be, a cikket (az esetek többségében a PDF/A formába konvertált javított kéziratot) a szerzőnek kell feltöltenie.